Endlich Zeit finden

"Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen."

Diesen Spruch, denke ich, kennen auch Sie zur Genüge. Und Sir Peter Ustinov brachte es mit seiner Aussage auf den Punkt, die da lautete:

Die Menschen, die etwas von heute auf morgen aufschieben, sind dieselben, die es bereits von gestern auf heute verschoben haben.

Man kann es auch Aufschiebertismus nennen. Und dieser ist die Hauptursache für Zeitnöte. Er stiehlt uns im wahrsten Sinne des Wortes die Zeit. Das Fatale daran ist jedoch, dass dadurch Ihre wertvolle Leistung verhindert und gemindert wird, es den Druck erhöht und schlussendlich der Aufschiebertismus zu Stress führt. Das Zauberwort heißt also Zeitmanagement, um endlich mehr Zeit zu finden. Zumindest wird uns dass immer wieder um die Ohren gehauen. Doch allein der Begriff verursacht schon wieder Stress.

Doch auch der Begriff selbst ist aus meiner Sicht irreführend. Denn Sie können weder die Zeit managen noch die Zeit finden. Denn Zeit ist einfach da. Sie steht Ihnen 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr zu Verfügung – Zeit ist also immer verfügbar. Das Einzigste, was wir hierbei tun können, sich selbst besser zu organisieren. Sie können den Wecker ausschalten, die Batterie aus der Uhr nehmen – all das hat aber keinerlei Einfluss auf die Zeit. Zeit ist also eher eine Ressource, welche dir zur Verfügung steht. Ein Mittel um eine Handlung zu tätigen oder einen Vorgang ablaufen zu lassen.

Wie finden Sie also endlich mehr Zeit?

Ich für mich persönlich, wenn ich bestimmte Ziele in kurzer Zeit erreicht habe und diese noch dazu zum Erfolg geführt haben. Welche Mittel stehen mir also zur Verfügung, um all das ohne Zeitdruck zu erreichen und so gleichzeitig mehr Zeit für mich zu gewinnen.

Tipps, um die Ressource Zeit effektiv zu nutzen:

1.) Analysieren Sie zunächst Ihren IST-Zustand

Erst wenn Sie genau wissen, womit und vor allem wie Sie Ihre Zeit nutzen, können Sie planen. Beobachten Sie sich und Ihren Joballtag. Womit verbringen Sie Zeit und achten Sie besonders auf Störungen

2.) Planen Sie realistisch

Nachdem Sie nun Ihre Störenfriede erkannt und Ihr Ziel definiert haben, planen Sie Ihren Weg dahin. Das können ganz unterschiedliche Pläne sein. Egal ob Sie den Abschluss eines anstehenden Projektes planen, den nächsten Karriereschritt oder auch nur einen freien Nachmittag für Ihre Familie – wichtig ist, dass Sie einen realistischen Plan erstellen. Wenn es erforderlich ist, können Sie diesen auch mit Tageszielen oder kleineren Etappenzielen erstellen.

Warum aber solch einen Plan erstellen?

Weil es menschlich ist, dass wir uns in der Regel mehr vornehmen, als wir tatsächlich schaffen können. Und wenn wir dann unser Ziel nicht erreichen, demotiviert und stresst es uns – denn wir geraten unter Zeitdruck. Bauen Sie also immer gewisse Puffer ein. Verplanen Sie nur ca. 50 Prozent Ihrer Zeit. Den Rest der Zeit haben Sie dann frei für Unvorhergesehenes, Pausen und Erholungsphasen. Gerade kurze Erholungsphasen sind wichtig, um produktiv arbeiten zu können. Man hat in Untersuchungen festgestellt, dass die Produktivität am höchsten ist, wenn man 1 Stunde arbeitet und anschließend 10 Minuten Pause macht. Wichtig bei der persönlichen Planung ist es natürlich auch, dass Sie Ihre persönliche Leistungskurve kennen. Zu welchen Zeiten sind Sie am leistungsfähigsten? Nutzen Sie diese Zeit für anspruchsvolle Aufgaben und lesen Sie beispielsweise Ihre Mails dann, wenn Ihre Leistungskurve rapide absinkt. In den meisten Fällen ist das nach 13 Uhr. Finden Sie also heraus, wann Ihr Tageshoch und Ihr Tagestief ist und planen Sie so im Einklang mit Ihrer Leistungskurve.

Zeitdieben auf der Spur

Zeitdiebe oder Zeitfresser lauern in jedem Büro. Sie verstecken sich hinter Webseiten, Social Media Accounts, hinter dem ständig geöffnetem E-Mail-Programm aber auch Kollegen gehören zu ihnen. Nicht immer sind sie unmittelbar zu erkennen, gerade wenn sie Spaß machen oder für gewünschte Ablenkung sorgen. Jedoch hindern sie uns immer am Erreichen des Ziels. Machen Sie sich bewusst, welche Zeitfresser Sie tagtäglich von Ihrer produktiven Arbeit abhalten.

Fragen Sie sich auch:
durch wen Sie gestört werden
durch was Sie gestört werden
wie lange die Unterbrechungen dauern
wann Sie unterbrochen werden und
was der Anlass für die Unterbrechung ist
Dabei werden Sie feststellen, dass die meisten Unterbrechungen nicht wirklich wichtig sind beziehungsweise sie auf später hätten verschoben werden können. Sie werden auch feststellen, dass es immer wieder Kollegen gibt, die wegen jeder Kleinigkeit anrufen, eine Mail senden oder zu Ihnen ins Büro kommen
Aufstellung möglicher Zeitdieben:
„Montagsmeeting“ bloß weil Montag ist, obwohl es nichts Wichtiges zu besprechen gibt
Telefon
Kollegen
permanentes offenes E-Mail-Programm
Aufschiebertismus, weil zum Beispiel die zu erledigende Aufgabe keinen Spaß macht
Konzentrationsschwäche

Prioritäten setzen

Prioritäten setzen, heißt darüber zu entscheiden, welche Aufgaben besonders wichtig sind, welche wichtig und welche unwichtig sind. Eine erfolgreiche Priorisierung setzt neben der Organisation auch ein konsequentes Handeln voraus. Denn jede Aufgabe, welche auch immer an Sie herangetragen werden, zieht zunächst Ihre Aufmerksamkeit auf sich und erweckt in Ihnen das Gefühl einer Dringlichkeit. Und die Hektik des Alltags lässt uns oft auch die Übersicht über die Dringlichkeit abhandenkommen.

Nun gibt es zahlreiche Varianten sogenannter Prioritätensystemen, die meiner Meinung nach viel zu aufwendig sind, um sie im Alltag anzuwenden und somit oft wieder in Zeitdruck enden. Aus diesem Grunde empfehle ich immer, dass System so einfach wie nur möglich zu halten und drei bis maximal vier Kategorien zu erstellen. Diese könnten dann in etwa so aussehen:

                                        - wichtig und dringend – heute erledigen
                                        - wichtig aber nicht dringend – für später einplanen, jedoch auch dafür einen festen Termin definieren
                                        - dringlich, aber nicht wichtig – delegieren
                                        - nicht dringlich und nicht wichtig – Ablage P (Papierkorb)

Mit diesen Ansätzen sollte es Ihnen nun viel leichter fallen, Ihre Zeit optimal zu nutzen. Begeben Sie also nicht auf die Suche nach mehr Zeit – denn wie Sie nun wissen, Zeit ist immer in ausreichender Menge verfügbar – sondern nutzen Sie die Zeit effektiv und freuen Sie sich so auf mehr freie Zeit.
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