Die Deutschen sind weltweit für ihre Effizienz und Pünktlichkeit bekannt. Umso überraschender ist also die Tatsache, dass deutsche Angestellte pro Woche zwei Stunden mit unnützen Meetings verschwenden und ein ganzer Tag mit der Bearbeitung von E-Mails verloren geht. Im Büroalltag gibt es also viel Verbesserungspotenzial – mit einem festgelegten Zeitplan, den richtigen Prioritäten und etwas Organisation können Sie Ihre Produktivität und Effizienz deutlich steigern.

Eine detaillierte Zeitplanung ist für einen gut organisierten Tagesablauf ein absolutes Muss. Planen Sie sich Ihre Arbeitszeit für anstehende Aufgaben ein, sodass Sie genau wissen, wie viel Zeit und Energie Sie für welche Bereiche aufbringen müssen. So ist es etwa sinnvoll, je eine halbe Stunde am Morgen und eine halbe Stunde am späten Nachmittag für das Bearbeiten von E-Mails einzuplanen. Setzen Sie auch zeitliche Grenzen für Ihre Meetings, da es oft passiert, dass man mit den Kolleginnen und Kollegen vom Thema abschweift.

Grenzen gelten dabei auch für Ihre Auszeiten, die Sie keinesfalls vernachlässigen sollten. Eine neue Infografik von Staples zeigt, dass 10 % der deutschen Angestellten außerhalb ihrer Arbeitszeiten von Mitarbeitern kontaktiert werden. Dabei ist es wichtig, in den Pausen und im Urlaub richtig abschalten zu können, um Energiereserven wieder aufzuladen und die Motivation beizubehalten.

Legen Sie genau fest, was Sie an jedem Arbeitstag gerne erreichen möchten. Nehmen Sie sich daher jeden Morgen fünf bis zehn Minuten Zeit, um eine To-do-Liste zusammenzustellen. Diese können Sie im Verlauf des Tages systematisch abarbeiten. Eine solche Liste unterstützt nicht nur Ihre tägliche Zielsetzung, sondern sie erlaubt es Ihnen außerdem, die Gedanken zu ordnen und dem Arbeitstag ruhiger und entspannter entgegenzutreten.

Geht es bei Ihnen mal wieder drunter und drüber? Die Präsentation muss vorbereitet werden, drei Meetings stehen an, E-Mails wollen dringend beantwortet werden und gleichzeitig klingelt das Telefon – im Büro kann es oft hektisch zugehen und da fällt es schwer, den Überblick zu behalten und die Ruhe zu bewahren. Welche Aufgabe auf ihrer To-do-Liste sollen Sie als Erstes erledigen? Versuchen Sie nicht alles auf einmal zu bearbeiten, sondern setzen Sie Prioritäten. Das Eisenhower-Prinzip ist hier ein nützliches Hilfsmittel. Jede anstehende Aufgabe wird nach Wichtigkeit und Dringlichkeit organisiert, sodass Sie leicht den Überblick bewahren können.

Wenn Ihr Handy klingelt, die Kollegen sich unterhalten, Facebook nur noch ganz kurz gecheckt werden will und fast minütlich E-Mails in Ihrem Posteingang landen, kann konzentriertes, fokussiertes Arbeiten unmöglich erscheinen. Doch gerade, wenn Sie all Ihre Aufmerksamkeit auf eine Aufgabe lenken, erzielen Sie die besten Ergebnisse. Schalten Sie gegebenenfalls Ihr Handy aus und bitten Sie Kollegen um etwas Ruhe. Vermeiden Sie außerdem, Ihre E-Mails zwischendurch nachzuschauen. Nach einer konzentrierten Arbeitsphase sollten Sie sich am besten kurz die Beine vertreten und wenn möglich frische Luft schnappen. Nehmen Sie einen Snack und ausreichend Flüssigkeit zu sich, bevor Sie an Ihren Schreibtisch zurückkehren.

Viele Menschen nehmen sich im Januar vor, bessere Arbeitsleistungen zu bringen und Stress zu verringern. Doch es gilt auch später im Jahr, diese guten Neujahrsvorsätze nicht direkt wieder zu vergessen, denn gezielte Zeitplanung macht nicht nur produktiver, sondern sie kann auch die Moral und Zufriedenheit im gesamten Büro steigern.